Digitalizare pentru birouri notariale: dosarul clientului complet inainte de programare
Clientul vine la programare cu dosarul complet. Actele pentru succesiune, vanzare, donatie sau procura sunt trimise online, verificate si organizate inainte de autentificare, fara sa inlocuim programul de notariat.
Provocari pe care le rezolvam
- Clienti care vin la programare fara toate actele necesare
- Telefoane si emailuri repetate pentru a explica ce documente trebuie aduse
- Date din acte de identitate si extrase de carte funciara introduse manual
Ce putem implementa
- Liste de acte necesare pentru fiecare tip de act notarial, trimise automat clientului dupa programare
- Link de upload fara cont: clientul trimite actele de pe telefon sau calculator, direct in dosarul lui
- Remindere automate pentru documentele care lipsesc, pana in ziua programarii
- OCR pe actele de identitate, extrasele de carte funciara si certificatele fiscale, pentru a evita reintroducerea datelor
- Proiecte de act trimise clientului spre verificare ca PDF protejat cu parola, watermark si fara descarcare
- Cereri, anexe, declaratii si documente auxiliare generate automat din datele dosarului
- Scanarea fisierelor primite de la clienti pentru malware si linkuri de phishing
Dosare si documente pe care le gestionam
Beneficii pentru echipa ta
- Mai putine programari amanate din cauza actelor lipsa
- Mai putin timp la telefon cu explicatii despre documente
- Date preluate corect din acte, fara reintroducere
Tehnologii folosite
Folosim GetFileDrop pentru liste de acte, upload si PDF-uri securizate, ActiveMerge pentru documente auxiliare si OCR si VeriFence pentru scanarea fisierelor primite, toate gazduite in UE.
Intrebari frecvente
Inlocuieste programul de notariat?
Nu. Solutia acopera ce se intampla inainte si in jurul actului notarial: colectarea actelor de la clienti, verificarea lor, comunicarea proiectelor si documentele auxiliare. Redactarea si autentificarea actului raman in programul si procedurile biroului notarial.
Cum primim actele pentru succesiune sau vanzare inainte de programare?
Dupa programare, clientul primeste lista actelor necesare pentru tipul de act si un link de upload. Actele ajung in dosarul lui, iar sistemul trimite remindere pentru ce lipseste. La programare dosarul este deja complet.
Actul autentic poate fi semnat prin aceasta platforma?
Nu. Actele autentice urmeaza procedura notariala si semnatura calificata a notarului. Semnatura electronica din platformele noastre poate fi folosita doar pentru documente fara forma autentica, de exemplu acorduri de prelucrare a datelor sau confirmari ale clientului.
Unde sunt stocate actele clientilor?
Pe servere din Uniunea Europeana (Germania), cu criptare la transfer si in repaus, sau direct in spatiul de stocare al biroului notarial (Google Drive, Dropbox, OneDrive). Accesul poate fi limitat cu parola sau verificare pe email.
Servicii si solutii conexe
Discutam despre procesul tau
Trimite-ne cateva detalii despre modul in care lucrati acum. Iti propunem o directie realista de implementare.
Cere o oferta